Samenwerken als een start-up: zo doe je dat

In nauwe afstemming met je omgeving, snel en in goede onderlinge verhouding

‘De 10 tips om effectiever te vergaderen’. Op LinkedIn zie ik deze veel voorbij komen; tips en tricks die je helpen om effectiever te overleggen en beslissingen te maken. Vaak gaan ze over tijdsmanagement, je goed voorbereiden en staand vergaderen. Deze kunnen helpen om de klassieke vorm van vergaderen effectiever te maken, maar het werkt beter om ‘in actual practice’ te kijken naar de effectiviteit. Zo kom je waarschijnlijk op andere oplossingen die veel beter aansluiten bij de flow van het dagelijkse werk en waarmee je beter in contact staat met je omgeving.

Start-up’s zijn voor mij een inspiratiebron als het gaat om samenwerken en vergaderen. Voornamelijk door de manier waarop daar met open vizier naar afstemming wordt gezocht met de omgeving. Overleggen, afstemmen en beslissingen maken gebeurt niet door duf met elkaar in een zaaltje te zitten (of te staan). Het gebeurt snel, ‘on the job’ en in goede onderlinge verhouding.

Graag geef ik je mijn tips hoe je deze manier van vergaderen kunt integreren in organisaties, voor het gemak ondergebracht in drie groepen:

Tips voor teams:
Het is echt niet nodig om elke dinsdagochtend bij elkaar te komen als je op je werkplek drie meter van elkaar af zit. Ga eens kijken naar minder tijdrovende manieren om informatie te delen en ‘cases’ te bespreken met personen voor wie het relevant is. Bespreek ook de bereikbaarheid van elk individu en maak daar zo nodig nieuwe afspraken over. Niets is zo onhandig als collega’s die weinig op kantoor zijn of slecht reageren op telefoontjes wanneer je ze iets wilt vragen.

Tips voor projectgroepen:
In dit soort samenwerkingen is het is van belang dat iedereen ‘real-time’ inzicht heeft in de voortgang. Het is namelijk belangrijk om operationele zaken, operationeel te houden en daarmee geen vergadertijd in te nemen. Je kunt bijvoorbeeld werken met een online samenwerkingstool om voortgang van acties planning bij houden en informatie te delen. De tijd die je samen hebt, kun je dan doelgericht gebruiken om issues te bespreken en beslissingen te maken. Maak dus een agenda met actuele ingebrachte vraagstukken en issues. Het is wel goed, omdat jullie niet standaard samen werken, om ook in het informele contact te investeren.

Tips voor management teams:
Op tactisch/strategisch niveau kost het meer tijd om ideeën en kaders te bespreken of beslissingen te maken. Wat goed werkt, is stoppen met praten. Verzamel eerst ieder voor zich ideeën en gedachtes op post-it’s en orden deze samen. Dit overzicht, waarin iedereen gehoord is, kun je vervolgens gemakkelijker doelgericht bespreken en vragen stellen.

Als MT kun je ook kijken hoe je de afstand kan verkleinen tussen beleid en uitvoering en meer feedback kunt verzamelen zonder het gebruik van e-mail. Dit is vooral aan te raden voor  grote organisaties waar plannen of richtlijnen vertroebelen door managementlagen of waar non-desk personeel lastig te bereiken is. Er zijn hele mooie IT toepassingen die deze afstand tot een minimum kunnen reduceren, maar denk ook aan informele manieren om te luisteren naar wat er speelt en om ideeën te verzamelen. Mits met de juiste intentie ingezet, kan er met een informeel klankbord ruis worden weggenomen en meer geleerd worden over wat werkt en niet werkt in de organisatie en over wat er speelt.

Wil je meer weten over slimmer en leuker vergaderen?
Lees dan eens verder over de incompany training Vergaderen als een Start-up of neem contact op om te horen hoe ik jou kan helpen om slimmer samen te werken en te overleggen. Bel naar 06-23302389 of mail naar marisjaverweij@gmail.com.

Met dank aan Iris Grimm, journalist & online redacteur voor redactie van deze blog