Checklist voor een goede basis van een verbeterproject

Source: Doghouse Diaries

Hoe maak je jouw idee voor verbetering tot een succes? Aan de hand van deze korte checklist loop ik je graag langs een aantal belangrijke vragen en keuzes die je verbeterproject een goede basis geven.

CHECKLIST

1) Hoe haalbaar is je idee?

Wanneer je een idee hebt over hoe iets verbeterd kan worden, vraag jezelf dan eerst af of de stap tussen de huidige situatie en de gewenste situatie niet te groot is. Soms is het slim om eerst de basis beter op orde te krijgen of te werken met tussenstappen zodat de sprong niet te groot is voor de mensen die het moeten verwerken.

Soms hoopt men door middel van de implementatie van een nieuwe werkwijze of organisatieconcept (agile, zelfsturing) de huidige problemen te kunnen ontstijgen. Nu kan dat zeker het geval zijn, maar het is goed erbij stil te staan of daarmee misschien wordt gezegd dat er liever nieuwe ideeën worden bedacht dan dat er complexe problemen worden oplost. Nieuw is niet altijd beter.

2) Is de opdracht duidelijk?

Voordat je zelf of anderen aan de slag gaan, zorg ervoor dat de opdracht duidelijk is en komt van iemand met mandaat. Het mandaat helpt de uitvoerders om echt aan de slag te kunnen gaan en anderen te kunnen betrekken. Duidelijkheid is belangrijk zodat je zelf en anderen vervolgens niet alle kanten op schieten, maar met focus aan de slag kunnen. Wat is de gewenste (richting van de) oplossing, welke grenzen/beperkingen zijn er, zijn er risico’s waar we rekening mee moeten houden, wat zijn belangrijke randvoorwaarden? Welke visie ligt er achter de verbeterwens; heeft het project een enkelvoudig doel, of is het onderdeel van een groter traject waar dit een tussenstap van is? Voor de ene persoon is een complex idee motiverend, de praktische denker kan daarentegen juist niet uit de voeten met een te vage opdracht. Het is voor beide types goed om als opdrachtgever helder te zijn in je bedoeling.

Helderheid kan overigens ook betekenen dat je sommige zaken nog niet kan overzien of bepaalde vraagstukken als onderdeel van het project uitgezocht moeten worden, maar daar kun je ook duidelijk in zijn.

3) Welke keuzes maak je voor de inrichting van het projectteam?

In de praktijk worden projectteams vaak geselecteerd op basis van formele of informele positie, rol, expertise, beschikbaarheid en motivatie. Probeer daarbij een goede afweging te maken van de personen die je echt volledig in het projectteam nodig hebt, en wie vanwege hun specialisme of beschikbaarheid alleen op bepaalde onderdelen betrokken hoeven te worden. Projectteams moeten voortgang kunnen maken, dus probeer dit kernteam niet te log te maken.

Kijk ook goed naar je keuze voor een projectleider van je verbeterproject. Kun je een intern persoon vrijmaken die goed verbindingen kan leggen en het proces kan vormgeven, dan heeft dat de vaak de voorkeur. Het is ook mogelijk – en het overwegen waard – om een externe adviseur of begeleider in te zetten precies zoals je dat nodig acht. Dat heeft als voordeel dat jouw medewerkers worden ontlast van coördinatie taken, het project professioneler wordt aangepakt en er vrijer gespard kan worden.

Drie ideeën
Je kunt een Change Projectmanager aanstellen die met met focus, externe ervaring en een objectieve blik het project stuurt, de randvoorwaarden (tijd, geld) bewaakt en al doende verassende ideeën en nieuwe invalshoeken toevoegt.

Een minder intensieve optie is dat je een interne projectmanager laat coachen door een ervaren Projectcoach. Deze persoon staat verder van de inhoud af maar geeft adviezen en coacht op het proces, samenwerking, projectinrichting stakeholdermanagement. Zo worden de interne experts ook geholpen omdat het proces wordt begeleidt en zij zich kunnen focussen op de inhoud. Dit kan al vanaf 1 uur per week.

Een derde optie is het inschakelen van Succes en Verbeteradviseur om een objectief advies te ontvangen over de haalbaarheid en adviezen waar de opdrachtgever en het projectteam mee aan de slag kan. Dat kan vooraf aan de start, als interventie wanneer een project dreigt vast te lopen of achteraf ter evaluatie of input voor doorontwikkeling.

Meer weten? In een verbeterproject kan ik het gehele project coördineren als Change Projectmanager, een intern projectteam als Projectcoach. Of schakel mij in als Succes & Verbeter Adviseur om objectief een advies uit te brengen over bijvoorbeeld de aanpak en tips voor het aanpakken van de verbetering. Zie LinkedIn voor mijn volledige CV, of neem neem contact op.