Vergaderen: niet doen!

De beste manier om vergaderingen effectiever te maken, is door ermee te stoppen

Wat zou er gebeuren als we minder vaste vergaderingen meer zouden plannen? Zouden we elkaar dan gemakkelijker direct kunnen benaderen en even samen een (virtueel) kopje koffie drinken? In ieder geval zullen de agenda’s een stuk leger zijn en er andere manieren gezocht moeten worden om verbinding en besluitvorming te faciliteren. Maar hoe dan?

Waarom wist ik hier niet vanaf?
Laat ik ermee beginnen dat het vrijwel onmogelijk is om overal volledig van op de hoogte te blijven en volledig bij betrokken te worden. Is dat erg? Nee, niet als de prijs die wordt betaald is dat er tenminste vooruitgang wordt geboekt; iets waar sommige organisaties moeite mee hebben. In dit geval geldt: het is makkelijker is om een rijdende auto bij te sturen, dan een stilstaande. 

Uiteraard geldt ook het andere uiterste; dat er te weinig afstemming wordt gezocht en initiatieven een snelle dood sterven omdat er geen strategie wordt gevolgd en ideeën niet gedragen zijn.

Elke situatie vraagt een andere aanpak rondom het thema vergaderen. Communicatieproblemen zijn immers vaak slechts een symptoom van een onderliggend probleem. 

Samenwerken is leuk, vergaderen niet
Wat een team of organisatie nodig heeft om tot de juiste mate van afstemming te komen, verschilt dus. De vorm hangt af van het onderwerp, wie er mee gemoeid zijn en wat er nodig is qua bedrijfsculturele ‘valkuilen’. Binnen project- en changemanagement ondervangt men dit issue door het maken van een stakeholderanalyse. Daarin wordt bijgehouden:
Wie er direct en indirect bij een onderwerp (of afdeling) betrokken zijn
– Wordt deze stakeholders gevraagd wat zij zelf belangrijk vinden om van op de hoogte te blijven of een bijdrage aan te leveren (thema’s, ontwikkelingen en detailniveau)
Hoe vaak of in welke vorm zij betrokken willen zijn
– En hoe zij vervolgens betrokken willen worden (via e-mail updates, notulen, een periodiek telefoontje, online projectmanagement tool, video gesprek, live bespreking)

Deze methodiek om naar afstemming te zoeken, is ook toepasbaar op normaal werk. 

Duizend alternatieven mogelijk
Het punt is, dat het standaard organiseren van te veel langere meetings is niet goed voor de productiviteit en energie. Mits, je ook wat gedaan wilt krijgen op een dag. Er zijn ontzettend veel andere vormen en manieren te verzinnen waarmee je elkaar kunt helpen om stappen te maken en samen beslissingen te maken die niet zo veel tijd vragen. Zo verhoog je de productiviteit en verbeter je de samenwerking.

Meer weten hoe ik jouw team of organisatie hierbij kan helpen? Neem direct contact op voor meer informatie