In deze blog neem ik je mee in een aantal belangrijke keuzes om je project in te richten en aan de slag te gaan met een verbeterproject in jouw organisatie.
Deze blog is een vervolg op dit artikel: Checklist voor een goede basis van een verbeterproject. Daarin neem ik je mee in de beoordeling van de haalbaarheid en slagingskans van een idee van een verbeterproject voordat ik zelf altijd pas mee de slag ga.
Inrichting projectteam
We starten de inrichting vaak bij het selecteren van je projectteam en het bepalen wie de projectleider gaat zijn. In de praktijk worden projectteam leden vaak geselecteerd op basis van:
- Formele of informele positie (invloed)
- Rol of expertise
- Beschikbaarheid
- Motivatie
Probeer daarbij een goede en logische afweging te maken van de personen die je echt volledig in het projectteam nodig hebt als ‘kernteam’, en wie vanwege hun specialisme of beschikbaarheid ook alleen op bepaalde onderdelen betrokken hoeven te worden. Projectteams moeten voortgang kunnen maken, dus probeer niet onnodig veel tijd en commitment te vragen.
Kijk ook goed naar je keuze voor een projectleider van je verbeterproject. Kun je een intern persoon vrijmaken die goed verbindingen kan leggen en het proces kan vormgeven, dan heeft dat de vaak de voorkeur. Het is ook mogelijk – en het overwegen waard – om een externe adviseur of begeleider in te zetten precies zoals je dat nodig acht. Dat heeft als voordeel dat jouw medewerkers worden ontlast van coördinatie taken, het project professioneler wordt aangepakt en er vrijer gespard kan worden. Onderaan deze pagina deel ik drie hulpmiddelen die je hiervoor kunt inzetten.
Aanpak: Projectplan, samenwerking & communicatie
Het is aan de projectleider om te kiezen voor de meest efficiënte en gepaste manier van de opzet van het project. Hoe je dit goed doet is aan jou, maar mijn basistips zijn:
Stakeholder overzicht & communicatie
Benader elke stakeholder; vertel ze over het project, vraag ze naar hun ideeën, verwachtingen en behoeftes, visie en eventuele zorgen. Dat kan in een gesprek: online, live of telefonisch maar het liefst niet via e-mail.
Luister goed, wees tactisch. Kijk waar je zorgen kunt weghalen, ideeën kunt meenemen of duidelijkheid kan geven. Maak vervolgens concrete afspraken bij welke onderwerpen deze persoon betrokken moet worden of hoe je aan deze persoon rapporteert. Noteer deze in je projectplan en plan ze het liefst ver vooruit.
Projectteam samenwerking
Het gesprek over ideeën, verwachtingen en behoeftes, visie en zorgen voer je als projectleider ook met je projectteamleden. In je team zul je de taken, samenwerking en sfeer moeten bewaken en managen en dan helpt het om samen een goede start te maken. Dit gesprek helpt namelijk om elkaar beter te leren begrijpen en een basis te leggen voor open communicatie.
Dat gesprek doe je in 1-op-1 afstemmingsgesprekken ter voorbereiding op de eerste groepskick-off. Juist als het onderwerp nieuw is, je elkaar nog niet goed kent, of als zaken gevoelig liggen is het slim om hier even tijd voor te nemen, al is het maar 15-30 min per persoon.
Wanneer er al voldoende gezamenlijk over het onderwerp is gesproken en er onderling vertrouwen is, kun je dit gesprek ook als groep voeren als onderdeel van een kick-off.
Weet je het niet zeker of twijfel je? Start dan altijd met 1-op-1 afstemmingen.
Projectplan: Taak, verantwoordelijkheid en deadline overzicht
Gebruik een ’tool’ waarop je taken, verantwoordelijkheden en deadlines kan organiseren en toewijzen. Een simpele gedeelde spreadsheet voldoet vaak al (met kolommen: Actie/verantwoordelijke/status/deadline/notities). Maar je kan ook werken met tools als MS Planner, MS Project (betaald) of Asana waarin je dit organiseert.
De taken en logisch verloop van het project bepaal je mede met input van je projectteam. Denk aan het opbreken van taken in sub projecten, communicatie momenten en belangrijke milestones of go/no go momenten.
Mijn belangrijkste tip is om dit echt zo gedetailleerd mogelijk te doen. Een grove GANTT chart voldoet daar dus niet aan.
DRIE EXTRA HULPMIDDELEN VOOR JE PROJECT
Als je hulp of een zetje kunt gebruiken om jouw idee van de grond te krijgen en verandering met resultaat te implementeren, deel ik graag deze drie aanvullende hulpmiddelen waarin ik je zou kunnen helpen of ondersteunen:
1) Je kunt mij als externe Change Projectmanager aanstellen om met met focus, externe ervaring en een objectieve blik het project aan te sturen, randvoorwaarden (tijd, geld) te bewaken en frisse ideeën en nieuwe invalshoeken toe te voegen voor verhoging van het succes.
2) Het kan zijn dat je hier geen budget voor hebt of juist een gemotiveerde interne kandidaat hebt als projectleider. Een minder intensieve optie is dat ik een interne projectmanager ondersteun als Projectcoach. Als projectcoach sta ik verder van de inhoud af maar kan ik on-the-job adviezen geven op het proces, samenwerking, projectinrichting en stakeholdermanagement. Zo worden de interne experts ook geholpen omdat het proces professioneel wordt begeleidt en zij zich kunnen focussen op de inhoud. Dit kan al vanaf 2 uur per maand.
3) Een derde hulpmiddel is dat je me kan inschakelen als Bedrijfskundig adviseur om een objectief advies te ontvangen over de haalbaarheid of verscherping van een project waarmee je direct aan de slag kan. Dat kan vooraf aan de start, als interventie wanneer een project dreigt vast te lopen of achteraf ter evaluatie of input voor doorontwikkeling.